最初から改変を念頭に計画的に構築を進めたシステム

麗澤オープンカレッジ様は、千葉県柏市にある麗澤大学のエクステンション事業の一環として創設された機関です。一般の方に向けて、高く深く広く生きるためのさまざまな学習機会を提供し、多くの人に活用されています。

最初にいただいたご要望は、これまで小規模でやっていた事業を拡大したいということでした。「多数の受講申し込みに対して、少人数で効率的に対応できる体制作りを目指したい」とのことでした。私たちデルター株式会社は、受講者を増やすための広報から、規模の拡大にストレスフリーで対応できる新システムの構築までを一手に引き受けることになりました。

一般的な業務用システムの開発では、先に仕様を決めておいて一気に作るという方法がとられます。しかし実際に使ってみないと分からないことはたくさんあります。仕様変更が必要になるにも関わらず、その後の改変が考慮されていないようでは、本当の意味で使えるものにはなりません。そこで私たちは、3年という月日をかけてシステムを磨き上げる契約を取り付けました。3年間のうち、一定の期間は「改変の期間」とすることにしたのです。

ここで問題になるのが、お金とプランです。まずはお金の問題から解決しました。「最初に3年分の費用を払ってください」では、お客様も困ってしまいます。ですから、3年間の業務バランスをみて再配分した予算立てをし、当初の予算を3年間に分けて支払っていただく形をとりました。

そして最初の半年間をかけて、綿密な業務フローを作りました。システムは現実の業務に沿うものですから、この流れを抑えておけばすべてが効率的に進められます。実際に、初期段階では基本機能をしっかりと作り上げ、実際に業務で利用していただくようにしました。その後、事業の伸展に伴って業務の流れが変わっていきましたが、フローのおかげで効率的に対応できました。

システムそのものについても熟考を重ねました。大きくは「基幹システムとWebアプリケーションを繋げる」ということ。それまでに使われてきた基幹システムとの親和性を考慮し、使い勝手が良く効率化が図れるシステムを構築しました。

できあがったものを一度使ってみていただくと、やはりさまざまな要望や改善点が見えてきました。それらをひとつひとつ丁寧に解決していくことで、より完成度の高いシステムへと育っていったのです。このプロジェクトに取りかかり始めてから、2010年現在で6年の月日が経ちましたが、大きなトラブルもなく、毎日ご活用いただいています。